A la hora de organizar cualquier tipo de reunión, congreso o acto, existen diversos factores que pueden convertirse entre la diferencia de tener éxito o cosechar un rotundo fracaso. Contratar un presentador de eventos es un buen primer paso, puesto que será un profesional acostumbrado a hablar en público con normalidad, tranquilidad y fluidez. Además, tendrá las bases para enfrentarse a algún imprevisto que pudiera suceder en este tipo de situaciones.
Tenemos que tener muy en cuenta que la planificación de un evento, sea del tipo que sea, puede resultar realmente estresante, ya que existen muchísimos factores que tendremos que tener en cuenta y controlar. No es necesario decir que seguramente algo vaya a salir mal, por lo que tendremos que tener rapidez de reacción e imaginación.
Pero que puedan surgir imprevistos no quiere decir que no tengamos que esforzarnos en una planificación completa. Comenzaremos teniendo muy claro cuál es el motivo de la reunión. ¿Se trata de un congreso? ¿Una presentación de algún libro? Tener claro el objetivo nos facilitará el resto del trabajo.
Trata de fijar de antemano la temática y la filosofía del acto. Para conseguirlo tendremos que tener muy presente cuál es el objetivo que buscamos, así como la imagen que queremos transmitir de nuestro producto. ¿Cómo serán los invitados? ¿Qué visión queremos transmitir? ¿Moderna e innovadora? ¿Clásica? ¿Seria?
Además, ten presente que contratar con profesionales será un punto muy importante a tu favor. No hablamos exclusivamente de un presentador de eventos, sino también de personal que trabaje bien de cara al público: camareros, azafatas, aparcacoches, servicio de limpieza...
Otro punto importante que tendremos que planificar con suficiente antelación será la comunicación del evento y las invitaciones. Hoy en día existen herramientas muy eficaces para publicitarlo, como por ejemplo el email marketing o las redes sociales. Es básico que la táctica para llevar este punto a cabo se piense con tiempo y de manera que nada quede al azar.
También será importante el espacio físico donde vaya a realizarse el evento. ¿Será al aire libre? ¿En interiores? ¿En el centro de la ciudad? ¿A las afueras? En este último caso, ¿hay buenas líneas de comunicación? En esta misma línea, la decoración también será un punto que puede marcar la diferencia a nuestro favor.
Como verás, aunque contar con un presentador de actos sea una idea muy acertada, tendremos que ocuparnos de otros puntos importantes si queremos que nuestra celebración sea un rotundo éxito.